Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do IFG inicia trabalho de levantamento sobre condições dos acervos físicos

Eliminação de documentos institucionais não pode ser realizada de forma indiscriminada e somente a Comissão pode realizar descarte

A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPADoc) do Instituto Federal de Goiás (IFG), responsável por orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e acumulados no âmbito da instituição, a fim de garantir a sua destinação final, inicia o trabalho de levantamento sobre as condições dos acervos documentais físicos no IFG. A Comissão foi instituída pela Portaria nº 870, de 11 de abril de 2023, e objetiva o cumprimento do Decreto n° 10.148, de 2 de dezembro de 2019.

Durante o processo de levantamento e avaliação, a Comissão vai identificar os documentos para a guarda permanente, pelo IFG, e os destituídos de valor e que poderão ser eliminados. É importante ressaltar que a eliminação de documentos não pode ser realizada de forma indiscriminada, seja por servidores ou por unidades do IFG, pois somente a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos é que pode realizar o descarte de documentos após todo o trabalho de análise.

Em caso de extravio ou danos, de acordo com a Lei nº 8.159/1991, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor. A responsabilização prevê também, pelo Código Penal (art. 305) que aquele que “Destruir, suprimir ou ocultar, em benefício próprio ou de outrem, ou em prejuízo alheio, documento público ou particular verdadeiro, de que não podia dispor” poderá ser apenado com reclusão de dois a seis anos, e multa, se o documento é público; e reclusão, de um a cinco anos, e multa, se o documento é particular.

Outras sanções estão previstas no Decreto Federal nº 3.179/1999 (art. 49), que indica que aquele que destruir, inutilizar ou deteriorar documentos, a exemplo de arquivos, registros, museus, bibliotecas, pinacotecas, instalações científicas ou similares, desde que protegidos por lei, ato administrativo ou por decisão judicial, estarão passíveis de multa de R$ 10.000 (dez mil reais) a R$ 500.000 (quinhentos mil reais).

É dever do poder público o trabalho de gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumentos de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. As informações sobre a Comissão do IFG estão disponíveis em: http://www.ifg.edu.br/comissoes/cpad

Competências

Algumas das competências da Comissão do IFG são: avaliar os documentos do IFG para fins de destinação final; autorizar a eliminação dos documentos destituídos de valor; preservar as informações e os documentos de valor secundário (informativo/histórico) para o IFG; orientar as unidades administrativas do Instituto quanto aos procedimentos de avaliação (identificação, organização e seleção) e destinação final dos documentos; e propor a constituição de grupos de trabalho para tratar de assuntos específicos relacionados à execução de suas competências.

Documentos

O processo de avaliação e seleção dos documentos conduzido pela Comissão será realizado segundo os procedimentos estabelecidos na Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). Após a avaliação, poderá ser realizado descarte de alguns documentos, com o objetivo inibir o acúmulo de documentos desprovidos de valor e reduzir os gastos com espaço, materiais, móveis e pessoal especializado decorrentes do armazenamento desses documentos. Cabe ressaltar que a eliminação de documentos exige cuidados para que não sejam descartados documentos com valor informativo e/ou probatório, e também para que não se mantenha arquivado documentos sem valor.

A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Instituto Federal de Goiás (IFG) é constituída por uma equipe multidisciplinar, possibilitando, assim, importantes debates sobre o valor dos documentos. O e-mail da CPADoc é: [email protected]

Integrantes da Comissão (PORTARIA Nº 0870 - REITORIA/IFG, DE 11 DE ABRIL DE 2023):

• Acesse a página da Comissão: http://www.ifg.edu.br/comissoes/cpad

• Acesse o PDF com informações da CPADoc

Diretoria de Comunicação Social/Reitoria